Maari bang magpa-notaryo online?

Dear Attorney,

Maari po bang magpa-notaryo ng dokumento online? Isa lang po kasi ang notaryo dito sa lugar namin at hindi raw po siya tumatanggap ng personal appearance dahil sa takot sa COVID-19. Maari lang daw siya magnotaryo online kung papayag ako. Tanong ko lang po kung pinapayagan po ng batas ang pagnonotaryo online at wala po ba itong epekto sa magiging bisa ng dokumento? -- Cristel

Dear Cristel,

Oo pansamantalang pinayagan ng Korte Suprema ang pagnonotaryo ng mga dokumento online dahil sa kasalukuyang pandemic. Wala namang magiging epekto ito sa bisa ng notaryo basta’t susunod sa proseso para sa tinatawag na “remote notarization” o pagnonotaryo gamit ang videoconferencing:

1. Ipadala mo sa notary public ang pirmadong dokumento na ipapa-notaryo mo kasama ang dalawang kopya ng iyong government-issued IDs at isang video kung saan nagpapakita ng iyong pagpirma. Ilalagay mo ang lahat ng ito sa isang sealed envelope na may initials mo. Kapag natanggap na ang mga ito ay ang notary public na ang magtatakda ng schedule para sa videoconference online ng iyong dokumento.

2. Sa videoconference, ipapakumpirma sa iyo ng notary public ang iyong pagkakakilanlan. Tatanungin ka rin sa iyong kasalukuyang lokasyon at kailangang makumpira ito sa pamamagitan ng GPS o sa pagpapakita ng mga landmarks sa iyong lugar.

3. Bubuksan ng notary public ang sealed envelope at ipapakumpirma sa iyo ang mga laman nito. Pagkatapos ay ipapakumpirma rin na sa iyo ang dokumento at kung lubos mong naiintindihan ang laman nito.

4. Upang masigurado na pirma mo nga ang nasa dokumento ay sasabihan ka ng notary public na pumirma sa isang blangkong papel upang maikumpara ito sa pirmang nakasulat sa dokumento.  Ipapakumpirma rin sa iyo na totoo ang lahat ng nakasaad sa dokumento at alam mong ikaw ay maparusahan sakaling mapatunayan na may kasinungalinang nakasaad roon.

5. Kukuha ang notary public ng screenshot ng inyong videoconference kung saan makikita ang lahat ng partido na lumahok sa videoconferencing na naganap. Dapat makita sa screenshot ang notary public na hawak-hawak ang dokumento at kailangang maaninag ng malinaw ang unang pahina nito. Kailangang may date at time stamp ang screenshot, na siya namang ilalagay niya sa kanyang notarial register.

6. Pagkatapos ng lahat ng ito ay pipirmahan na ng notary public ang dokumento at lalagyan na niya ito ng kanyang Official Seal. Kailangang nakasaad sa Notarial Certificate na ang pagnonotaryo sa dokumento ay isinagawasa sa pamamgitan ng videoconferencing alinsunod sa mga patakarang itinakda ng Korte Suprema para sa remote notarization. 

Matapos ito, maari mo nang ipakuha mula sa notary public ang iyong notaryadong dokumento.

Paalala lamang na sa kabila ng paggamit ng Internet ay kailangang pa ring isagawa ang pagnonotaryo sa territorial jurisdiction ng ng notary public. Ibig sabihin, kung ang bisa ng kapangyarihan ng notary public ay sa Makati lang, kailangang nasa Makati ang notary, ang nagpapanotaryo ng dokumento, at ang kanyang mga saksi habang nagaganap ang video conferencing. Hindi rin angkop ang prosesong ito para sa pagnonotaryo ng mga wills o mga huling habilin ng namayapa.